Notas fiscais (NF-e)

O Aivo emite a NF-e (modelo 55) direto da venda ou como nota avulsa, assina com o seu certificado digital e envia para a SEFAZ. Você não precisa digitar CFOP nem CST: eles vêm das regras tributárias da natureza de operação.

Pré-requisitos

• O módulo Nota fiscal habilitado na propriedade (Propriedade → Módulos). Ao ligar o módulo, salve a propriedade antes de mexer na aba Perfil fiscal: ela só mostra os campos depois que o módulo foi salvo (até lá aparece o aviso "Salve para liberar o perfil fiscal").
• O certificado digital A1 (arquivo .pfx ou .p12 e a senha) do CPF ou CNPJ que emite a nota. O certificado A3 (cartão ou token) não é aceito.
• Inscrição estadual: de produtor rural (CPF) ou da empresa (CNPJ).
• Clientes com CPF ou CNPJ, endereço e cidade cadastrados. Se o cliente for contribuinte do ICMS, a inscrição estadual dele também (campo Inscrição estadual no cadastro do cliente).
• Produtos com NCM cadastrado (ou NCM definido na regra tributária).

1. Configurar NF-e (uma vez por propriedade)

Abra Gestão → Configurar NF-e (disponível para quem administra ou gerencia a propriedade). São quatro passos:

1. CPF ou CNPJ — o documento já vem preenchido com o da propriedade (ou, se ela não tiver, o da organização), e o estado, o endereço e a inscrição estadual com os do cadastro da propriedade. Com CNPJ, a busca na Receita roda sozinha ao abrir a tela; para buscar de novo, clique em Buscar dados.
   • Com CNPJ, o Aivo busca na Receita Federal a razão social, o endereço, o CNAE e se a empresa é do Simples ou MEI.
   • Com CPF (produtor rural), os dados vêm da SEFAZ depois que você enviar o certificado.
2. Certificado digital — arraste o arquivo, informe a senha e clique em Enviar certificado. O Aivo confere a senha, mostra o titular e a validade e, com o certificado, consulta a SEFAZ do seu estado para trazer a inscrição estadual, o endereço cadastrado e a situação. Se você tiver mais de uma inscrição (várias propriedades), escolha a desta propriedade.
3. Conferir dados — tudo vem preenchido. Confira nome, inscrição estadual, regime, endereço e cidade. Para trocar o endereço, digite o CEP primeiro: rua, bairro e cidade são preenchidos sozinhos; a cidade também pode ser buscada pelo nome. Em Número da próxima nota, continue a sequência se você já emitia notas em outro sistema.
4. Testar e ativar — Consultar SEFAZ mostra se o serviço está no ar. Emita uma nota de teste em homologação (sem valor fiscal). Quando ela for autorizada, clique em Ativar produção e informe o número da primeira nota com valor fiscal.

O certificado fica guardado criptografado. Ele vale um ano: o Aivo avisa 30 dias antes de vencer e não deixa emitir com certificado vencido. Para trocar, envie o novo arquivo no passo 2.

Antes de emitir em produção, revise com seu contador as regras tributárias (Comercial → Regras tributárias). As regras que o Aivo cria ao configurar a propriedade são um ponto de partida.

2. Emitir a nota da venda

1. Abra a venda e clique em Emitir NF-e. O Aivo cria a nota com o cliente, os itens, o frete, o desconto e a GTA da venda; o CFOP e os impostos de cada item vêm da regra tributária da natureza de operação.
2. Na tela da nota, clique em Conferir pendências. Se faltar algo (cliente sem endereço, produto sem NCM, regra tributária para outro estado…), a lista diz o quê e onde corrigir.
3. Clique em Emitir NF-e e confirme. Em poucos segundos a nota aparece como Autorizada, com chave de acesso e protocolo.

Clicar de novo em Emitir NF-e na venda abre a mesma nota: uma venda só ganha outra nota depois que a anterior for cancelada.

3. Nota avulsa (sem venda)

Em Comercial → Notas fiscais (NF-e) → Nova NF-e avulsa, escolha o cliente, a natureza de operação e os produtos com quantidade e preço. Use para operações que não passam por uma venda no Aivo. Para vender, prefira a nota da venda: estoque e contas a receber já ficam ligados.

Salvar rascunho guarda sem enviar; Salvar e emitir envia na hora.

4. Depois de autorizada

Botão	Para quê
DANFE (PDF)	Documento auxiliar para imprimir ou mandar ao cliente.
Baixar XML	O arquivo da nota autorizada. Envie ao cliente e guarde por 5 anos.
Carta de correção	Corrige dados que não mudam valores, impostos, quantidades, destinatário nem data (ex.: endereço de entrega, placa). Até 20 por nota.
Cancelar NF-e	Só dentro do prazo da SEFAZ (em geral 24 horas) e se a mercadoria não circulou. Exige um motivo.
Consultar na SEFAZ	Atualiza a situação da nota direto na SEFAZ.

O Histórico da nota mostra cada envio, autorização, cancelamento e carta de correção.

Situações da nota

Situação	O que significa	O que fazer
Rascunho	Ainda não foi enviada.	Confira as pendências e emita.
Processando	Enviada, mas a SEFAZ não respondeu a tempo.	Clique em Consultar na SEFAZ em alguns minutos. A nota não será emitida em duplicidade.
Autorizada	Válida.	Envie o DANFE e o XML ao cliente.
Rejeitada	A SEFAZ recusou (o motivo aparece em vermelho).	Corrija o cadastro indicado e clique em Emitir NF-e de novo: a nota mantém o mesmo número. Se desistir, use Inutilizar número.
Denegada	A SEFAZ negou o uso (irregularidade cadastral do emitente ou do destinatário).	Procure seu contador. O número fica consumido.
Cancelada	Cancelada na SEFAZ.	Nada; o XML de cancelamento fica no histórico.
Inutilizada	O número de uma nota rejeitada foi inutilizado.	Nada.

Perguntas frequentes

Preciso de contador para emitir? O Aivo cuida da parte técnica (XML, assinatura, SEFAZ). CFOP, CST e alíquotas dependem da sua operação: ajuste as regras tributárias com o seu contador.

O cliente é de outro estado e a nota deu pendência de CFOP. Crie na natureza de operação uma regra tributária com CFOP 6xxx e UF de destino do cliente.

Minha SEFAZ não trouxe a inscrição estadual. Algumas SEFAZ não oferecem a consulta. Digite a inscrição no passo Conferir dados.